Vom Excel-Chaos zur automatisierten Datenverwaltung: Die Transformation bei Müller Maschinenbau

Als Katharina Müller vor drei Jahren die Geschäftsführung des Familienunternehmens übernahm, wusste sie: Die Prozesse mussten sich ändern. Nicht weil das Unternehmen schlecht lief – im Gegenteil. Aber das Wachstum der letzten Jahre hatte die bestehenden Strukturen an ihre Grenzen gebracht.

Ein Traditionsunternehmen im Wandel

Müller Maschinenbau, gegründet 1952 in Schwäbisch Gmünd, ist auf Sondermaschinen für die Automobilzulieferindustrie spezialisiert. 120 Mitarbeiter, 25 Millionen Euro Jahresumsatz, solide gewachsen über Jahrzehnte.

"Wir haben Maschinen, die auf den Hundertstelmillimeter genau arbeiten. Aber unsere Auftragsabwicklung lief teilweise noch mit Durchschlägen und Excel-Listen, die niemand mehr durchblickte."

— Katharina Müller, Geschäftsführerin

Die Schmerzpunkte im Detail

Bei der Analyse der bestehenden Prozesse kristallisierten sich drei zentrale Problembereiche heraus:

Informationsinseln überall

Kundendaten lagen im CRM, Projektinformationen in lokalen Excel-Dateien, technische Spezifikationen in der Konstruktionsabteilung, Kalkulationen beim Vertrieb. Wollte jemand den vollständigen Status eines Auftrags wissen, musste er mindestens vier Personen fragen.

Manuelle Datenübergaben

Zwischen Vertrieb, Konstruktion, Einkauf und Fertigung wurden Informationen per E-Mail weitergereicht. Bei jeder Übergabe gingen Details verloren oder wurden falsch übertragen.

Fehlende Transparenz

Die Geschäftsführung erfuhr oft erst im Nachhinein von Terminverschiebungen oder Budgetüberschreitungen. Proaktives Handeln war kaum möglich.

Der Weg zur Lösung

Nach einer gründlichen Evaluierung verschiedener Anbieter entschied sich Müller Maschinenbau für ZenSation. Ausschlaggebend waren drei Faktoren:

1. Flexibilität: Die Workflows konnten an die individuellen Projektabläufe angepasst werden
2. Integration: Bestehende Systeme (ERP, CAD) ließen sich anbinden
3. Begleitung: Der strukturierte Implementierungsansatz mit klarem Zeitplan

Die Implementierung in drei Phasen

Phase 1: Das digitale Auftragsblatt

Der erste Schritt ersetzte die Excel-Projektlisten durch ein zentrales digitales Auftragsblatt in ZenFlow. Alle relevanten Informationen – von der ersten Anfrage bis zur Auslieferung – sind nun an einem Ort verfügbar.

Technische Umsetzung:

• Bidirektionale Synchronisation mit dem ERP-System
• Automatischer Import von Kundendaten aus dem CRM
• Benachrichtigungen bei Statusänderungen
• Mobile Zugriff für Baustellen-Einsätze

Phase 2: Automatisierte Freigabeprozesse

In einem Maschinenbauunternehmen gibt es zahlreiche Freigabeschritte: technische Zeichnungen, Materialbestellungen, Änderungswünsche des Kunden. Jeder dieser Schritte wurde früher per E-Mail koordiniert – mit entsprechenden Wartezeiten.

Phase 3: Management-Dashboard mit ZenInsight

Die Geschäftsführung erhielt ein Echtzeit-Dashboard, das alle laufenden Projekte visualisiert. Ampelfarben zeigen sofort, wo Handlungsbedarf besteht.

Dashboard-Metriken: - Auftragsbestand nach Fertigungsgrad - Auslastung der Konstruktionsabteilung - Materialverfügbarkeit für kommende Aufträge - Terminabweichungen mit Prognose - Deckungsbeitrag pro Projekt

Die Ergebnisse nach 12 Monaten

Die Umstellung war nicht ohne Herausforderungen. Gerade langjährige Mitarbeiter brauchten Zeit, sich an die neuen Abläufe zu gewöhnen. Aber die Ergebnisse sprechen für sich:

Qualitative Verbesserungen

Neben den messbaren Kennzahlen berichten die Mitarbeiter von spürbaren Verbesserungen im Arbeitsalltag:

"Früher habe ich jeden Morgen erst mal eine Stunde damit verbracht, E-Mails zu sortieren und Projektlisten zu aktualisieren. Das passiert jetzt automatisch. Ich kann mich auf das konzentrieren, wofür ich eigentlich bezahlt werde."

— Stefan Weber, Projektleiter

Die Konstrukteure schätzen besonders, dass Änderungswünsche des Kunden nicht mehr in E-Mail-Threads verschwinden. Alles ist zentral dokumentiert und nachvollziehbar.

Lessons Learned

Katharina Müller teilt offen, was sie rückblickend anders machen würde:

Was gut funktioniert hat

1. Pilot-Team zuerst: Ein motiviertes Team von fünf Personen hat die neuen Prozesse zuerst getestet und optimiert, bevor das ganze Unternehmen umgestellt wurde

2. Quick Wins kommunizieren: Jede Verbesserung wurde intern kommuniziert. Das hat Skeptiker überzeugt und die Motivation hochgehalten

3. Externe Begleitung: Der Workshop mit dem ZenSation-Team zu Beginn hat uns vor typischen Fehlern bewahrt

Was wir unterschätzt haben

1. Datenmigration: Die Übertragung historischer Projektdaten hat länger gedauert als geplant. Die Datenqualität in den alten Excel-Listen war… heterogen

2. Schulungsaufwand: Wir haben mehr Zeit für Schulungen gebraucht als ursprünglich veranschlagt. Besonders für Mitarbeiter, die wenig mit IT zu tun haben

3. Change Management: Es reicht nicht, neue Tools einzuführen. Die Menschen müssen verstehen, warum sich etwas ändert

Blick in die Zukunft

Müller Maschinenbau plant bereits die nächsten Schritte:

• Predictive Maintenance: Sensordaten aus ausgelieferten Maschinen sollen analysiert werden, um proaktiven Service anzubieten
• Kundenportal: Kunden sollen den Status ihrer Aufträge selbst einsehen können
• Automatisierte Angebotskonfiguration: Standardkomponenten sollen automatisch kalkuliert werden

"Wir haben gemerkt: Digitalisierung ist kein Projekt mit Anfang und Ende. Es ist eine kontinuierliche Entwicklung. Und mit ZenSation haben wir einen Partner, der diesen Weg mit uns geht."

— Katharina Müller

Für andere Unternehmen in ähnlicher Situation

Wenn Sie sich in der Situation von Müller Maschinenbau wiedererkennen, hier die wichtigsten Empfehlungen:

1. Fangen Sie nicht überall gleichzeitig an – Identifizieren Sie den Prozess mit dem größten Schmerz und lösen Sie diesen zuerst

2. Holen Sie sich Unterstützung – Externe Expertise beschleunigt die Implementierung und verhindert typische Fehler

3. Messen Sie den Fortschritt – Definieren Sie klare Kennzahlen, damit der Erfolg sichtbar wird

4. Planen Sie realistisch – Die Umstellung braucht Zeit. Setzen Sie sich nicht unter Druck, alles in drei Monaten zu schaffen

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Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie ZenSation auch in Ihrem Unternehmen helfen kann? Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch unter sales@zensation.io.