Workflow-Automatisierung ohne Code — Ein Praxisleitfaden

Was ist No-Code-Workflow-Automatisierung?

No-Code-Workflow-Automatisierung erlaubt es Fachabteilungen, Geschäftsprozesse visuell zu definieren und automatisch ausführen zu lassen, ohne eine Zeile Code zu schreiben. Statt auf die IT-Abteilung zu warten, erstellen Vertriebsleiter, HR-Manager oder Projektleiter ihre Workflows selbst.

Welche Prozesse lassen sich automatisieren?

Die besten Kandidaten für Workflow-Automatisierung haben drei Eigenschaften: Sie sind wiederkehrend, regelbasiert und involvieren mehrere Personen oder Systeme.

Vertrieb:

• Lead-Qualifizierung: Neuer Kontakt wird automatisch angereichert, bewertet und dem richtigen Vertriebler zugewiesen
• Follow-up-Erinnerungen: Nach dem Erstkontakt werden automatisch Aufgaben für den Folgekontakt erstellt
• Deal-Eskalation: Wenn ein Deal zu lange in einer Phase steckt, wird der Vorgesetzte benachrichtigt

HR und Onboarding:

• Neuer Mitarbeiter: Zugänge erstellen, Equipment bestellen, Einarbeitungsplan zuweisen
• Urlaubsanträge: Automatische Weiterleitung an den richtigen Genehmiger

Projektmanagement:

• Statusänderungen: Wenn eine Aufgabe abgeschlossen wird, wird die nächste automatisch zugewiesen
• Deadline-Warnungen: 48 Stunden vor Fälligkeit erhalten alle Beteiligten eine Benachrichtigung

Die 5 wichtigsten Workflow-Muster

1. Trigger-Aktion

Das einfachste Muster: Ein Ereignis löst eine Aktion aus. Beispiel: "Wenn ein neuer Deal erstellt wird, sende eine Slack-Nachricht an den Vertriebsleiter."

2. Bedingte Verzweigung

Unterschiedliche Aktionen je nach Bedingung. Beispiel: "Wenn der Deal-Wert über 10.000 EUR liegt, benachtige den VP Sales. Sonst erstelle eine Standard-Aufgabe."

3. Genehmigungsprozess

Ein mehrstufiger Ablauf mit menschlicher Freigabe. Beispiel: "Rabatt über 15% muss vom Teamleiter genehmigt werden. Über 30% zusätzlich vom Geschäftsführer."

4. Zeitgesteuerte Workflows

Aktionen, die nach einer bestimmten Zeitspanne ausgelöst werden. Beispiel: "7 Tage nach dem letzten Kontakt: Erinnerung an den Vertriebler. 14 Tage: Eskalation an den Teamleiter."

5. Datengesteuerte Workflows

Aktionen basierend auf Datenänderungen. Beispiel: "Wenn der Kundenumsatz unter den Durchschnitt fällt, erstelle eine Aktivität zur Bestandskundenpflege."

Häufige Fehler vermeiden

Zu viel auf einmal: Starten Sie mit einem einzelnen Workflow, der ein konkretes Problem löst. Optimieren Sie ihn, bevor Sie den nächsten erstellen.

Fehlende Fallback-Regeln: Was passiert, wenn der zugewiesene Mitarbeiter im Urlaub ist? Definieren Sie Vertretungsregeln.

Keine Messbarkeit: Definieren Sie vorab, wie Sie den Erfolg messen. Wie viel Zeit spart der Workflow? Wie viele manuelle Schritte fallen weg?

Überkomplexe Workflows: Wenn ein Workflow mehr als 10 Schritte hat, teilen Sie ihn in mehrere kleinere auf.

Fazit

No-Code-Workflow-Automatisierung demokratisiert die Prozessoptimierung. Teams, die ihre eigenen Workflows erstellen können, reagieren schneller auf Veränderungen und reduzieren Abhängigkeiten von der IT-Abteilung. Der Schlüssel zum Erfolg: Klein anfangen, messen und iterieren.